التواصل باستخدام Zoom
نستخدم في حسوب Zoom للتواصل الصوتي والمرئي. يتم إرسال دعوة للانضمام على بريد العمل في حسوب.
إرشادات التواصل باستخدام Zoom
- حضور الاجتماع في الموعد.
- اجتماعات فريق العمل الدورية الزامية.
- استخدام الرموز التعبيرية المناسبة "مثل رمز رفع اليد" عندما ترغب بالمشاركة في الحديث.
التواصل الصوتي
من أهم عوامل نجاح التواصل الصوتي هو جودة الاتصال والصوت. نشدد على ضرورة ما يلي:
بيئة عمل مناسبة
احرص على اختيار مكان عمل يؤمن جو هادئ للمحادثة. الضوضاء الخارجية كصوت السيارات أو الضوضاء الداخلية كصوت الأطفال لن يساعدك على اتمام محادثة ناجحة. عليك بعناية اختيار التوقيت المناسب لتأمين جو مناسب للمحادثة.
سرعة اتصال انترنت ممتازة
لا شيئ أسوء من محادثة يصعب عليك فيها سماع الشخص بوضوح. سيغدو ذلك مرهق ذهنيًا إذ تجد نفسك بحاجة للتركيز بشكل كبير. احرص على الحصول على مزود خدمة انترنت ذو جودة ممتازة.
استخدام ميكروفون جيد
استخدم ميكروفون جيد يؤمن وضوح صوتك عند التكلم، استثمر بواحد جيد لمرة واحدة أفضل من تغييره كل شهرين. اضبط مكبر الصوت بشكل جيد قبل الاجتماع وجرب تسجيل صوتك والاستماع له. لا تلعب بإعدادات الميكروفون أثناء الاجتماع أو تغير مكانه باستمرار.
كتم الصوت
اكتم الميكروفون عند الاستماع للشخص الذي تتواصل معه لحجب الضجة الناتجة عن الاتصال أو ضجة الخلفية. بالأخص في الاجتماعات التي يشارك فيها مجموعة من الأشخاص. بمجرد الإنتهاء من التكلم قم بكتم الميكروفون في جهازك. وصول الصوت قد يتأخر أحيانًا، أعطي الشخص وقت إضافي للتأكد من انتهائه من الكلام قبل الرد عليه لتجنب مقاطعته.
التواصل المرئي
بالاضافة لجميع ما ذكر سابقًا، التواصل المرئي يتمع بميزة رؤية الشخص الذي تتكلم معه. قد يشعر البعض بعدم الأريحية لعدم معرفة المكان الصحيح لتركيز النظر.
هل انظر للكاميرا، لصورة الشخص الظاهرة على الشاشة أم صورتي انا؟
في محادثة الفديو هنالك عدة اماكن تستطيع تركيز نظرك عليها. الامر الذي يجعل التواصل اصعب من التواصل الصوتي الا انه دون شك افضل. هذه الاماكن هي عدسة الكاميرا، صورة الشخص الذي تحادثه، صورتك انت، صورة الشاشة التي يتم مشاركتها لشرح فكرة معينة.
قبل بداية المكالمة المرئية
انظر لصورتك للتأكد من وضعيتك امام الكاميرا. يجب أن يكون وجهك بمواجهة الكاميرا تماما كما تجلس عندما تحاور شخصاً وجهاً لوجه. مستوى العينين يتوافقك مع مستوى عدسة الكاميرا: الويب كام.
أثناء المكالمة
انظر للكاميرا عندما تكون أنت المتحدث. الكاميرا تمثل العين الرقمية للشخص الذي تتواصل معه. النظر للكاميرا سيشعر الشخص باهتمامك فانت تنظر إليه مباشرة.
انظر لصورة الشخص الذي تتكلم معه عندما تكون أنت المستمع. سيمكنك ذلك من فهم الشخص بشكل أفضل، فأنت تنظر لعلامات التعبير الوجهية للشخص الذي يحادثك. ستتمكن من معرفة الكثير عن الشخص وآرائه عن الموضوع الذي تتحدث عنه. تفسير علامات التعبير الوجهية هو علم بحد ذاته. من يتقنه يتمتع بذكاء اجتماعي وقدرة على الشرح والاقناع عالية.
عندما تتم مشاركة الشاشة لشرح فكرة معينة، انظر للشاشة المشاركة. سيكون المتحدث مستغرق بشرح الفكرة على شاشة جهازه بينما يكون المستمع ممعناً للنظر في مشاهدة الشروحات.