التواصل باستخدام البريد الالكتروني

يتم تزويد كل موظف ببريد الكتروني خاص بالعمل ويعد الوسيلة الرسمية لجميع الرسائل البريدية المتعلقة بالعمل.

إرشادات استخدام البريد الالكتروني

• يجب بمتابعة البريد الالكتروني يوميًا.
• لا تحول الرسائل البريدية (Forward) لأية بريد شخصي آخر.
• لا ترسل معلومات سرية كتصاريح الدخول عبر البريد الالكتروني.
• لا تفتح البريد الالكتروني من أجهزة كمبيوتر عامة أو من شبكات وايرلس غير آمنة.
• في حالة الشك في وصول غير مصرح به يجب إعلام الموارد البشرية مباشرة لتغيير كلمة المرور.
• اسأل نفسك هل التواصل باستخدام البريد الالكتروني هو الخيار الأمثل؟ إن كان الموضوع بحاجة للنقاش يفضل تحديد موعد مقابلة صوتية عوضًا عن رسائل طويلة.

إرشادات التواصل باستخدام البريد الالكتروني

• الجهة المعنية: احرص على اختيار الشخص المناسب وتضمين جميع المعنيين.
• نص الرسالة: اذكر المعلومات التالية في نص البريد الذي تود إرساله: وضح الأمور التي تريد من الشخص القيام بها. على سبيل المثال، انتظر منك رد بخصوص هذا الموضوع، أحتاج الأمر الفلاني في اليوم المحدد وأية مهام تود من الشخص الذي تراسله القيام بها إن وجدت.
• اذكر المعلومات اللازمة كاملة من أول رسالة: مثلا إن كنت تريد تحديد لقاء، اقترح موعد ووضح الأوقات المناسبة لك. تأكد من إرفاق الملفات إن وجدت واحرص على تزويد رابط مرجعي خارجي إن دعت الحاجة لذلك.
• راجع محتوى الرسالة وتأكد من البريد المرسل له قبل الإرسال للتأكد من ذكر المعلومات بشكل واف و التدقيق الاملائي للمحتوى فذلك له تأثير كبير على الانطباع الأولي الذي يكونه الشخص عنك وعن الشركة التي تمثلها.
• بعد كتابة أي رسالة، اقرأها جيداً واختصر منها كل ما هو زائد. لا تكتب رسائل طويلة ولا تكرر نفسك، كلما كانت رسالتك أقصر كان أفضل، لا تفتح المرفقات قبل التأكد جيدا من المرسل، محتوى الرسالة ومن نوع الملف المرفق. إن شككت بملف، لا تفتحه.
• طبيعة التواصل عبر البريد الالكتروني جافة. لا تنسى تقديم الشكر والحرص على استخدام كلمات ذات طابع شخصي و إيجابي كما احرص على تجنب الكلمات التي يمكن أن تحمل أكثر من تفسير.
• التوقيع: اذكر الاسم الكامل، المسمى الوظيفي و الموقع الالكتروني لشركة حسوب.

احرص على المتابعة مع الشخص الذي تتواصل معه

• تأكيد المعلومات: قم بالاستجابة عند استلام بريد معين عن طريق تأكيد المعلومات الواردة. مثال: سأكون متواجد في الموعد المحدد وقم بذكر تفاصيل الموعد للتأكيد.
• عدم الاستجابة: في بعض الأحيان قد لا تتلقى استجابة ويعود ذلك لأسباب قد تكون تقنية كأن يتم فلترة الرسالة ووضهعا في قسم البريد الغير مرغوب به أو قد يكون الشخص قد انشغل بمواضيع أخرى وغاب عنه بريدك المرسل. ارسل بريداً للتذكير مع الإشارة إلى البريد السابق ليتمكن الشخص من معرفة جميع الأمور المتعلقة بالتواصل.
• لا تحذف الاقتباس عند الرد على الرسائل. هذا يسهل على المستلم الرجوع للنقاش السابق.