التواصل
تنتهج حسوب سياسة الباب المفتوح في إدراة فريق العمل. كل فرد يستطيع التواصل مع أي شخص ضمن فريق حسوب في أي وقت وﻷي سبب.
نؤمن في حسوب أن التواصل الفعال بين أفراد فريق العمل هو أمر في غاية الأهمية لبناء الثقة، توضيح الرؤية و استراتيجية العمل، وترسيخ القيم كما يضمن حسن سير العمل لتحقيق نتائج الأعمال المرجوة. بالإضافة إلى ذلك، يلعب دوراً أساسياً في تحفيز مشاركة الموظفين، إدارة الأداء و تسهيل عملية اتخاذ القرارات الأمر الذي يصب في مصلحة العمل وبناء بيئة عمل تقودها الانتاجية.
يساعد التواصل الفعال على حل الكثير من المشكلات عن طريق التنويه إلى الأمور قليلة الفاعلية. إذ يؤمن مساحة من الحرية يعبر من خلالها جميع الأفراد عن الأمور التي تعيق سير العمل مما يؤدي إلى ابتكار و تطبيق وسائل أكثر فاعلية. يسهم ذلك في التعامل مع تغيرات تطور العمل بشكل عملي.
نشجع في حسوب جميع الموظفين على الاستفسار عن أي شيئ يجول في أذهانهم ونقوم بالإجابة عن جميع التساؤلات بكل شفافية ووضوح.
إرشادات و ضوابط التواصل مع أفراد الفريق
- تقبل الانتقادات وتعقيبات العمل من زملائك و فريق العمل
- كن عضواً فعالاً في حسوب. ساعد زملائك على التطور بتقديم المساعدة و النصح مع الإشارة إلى مرجع علمي يمكن الاستفادة منه (رابط مقال، فيديو تعليمي، كتاب)
- نشجع في حسوب الموظفين ذوي الخبرة الوظيفية على المبادرة بالتواصل مع الموظفين المستجدين و عرض المساعدة. في حالة ارتكاب الموظف الجديد لممارسات عمل مغلوطة، قم بالاشارة إلى ذلك عن طريق تزويد رابط الإرشادات المتوفر بقاعدة المعرفة. عند عدم توفر إرشادات مناسبة في قاعدة المعرفة تواصل مع مدير الموظف المباشر للإشارة إلى هذه الممارسات
- تذكر دائمًا أن خلف الشاشة يوجد كائن بشري بمشاعر وأحاسيس، تعامل معه كما لو كان يجلس معك بنفس المكان. كن أنيقًا في التعامل مع الآخرين وعاملهم كما تحب أن يعاملوك
- تجنب النقاشات السياسية
التواصل عن بعد
يحجب التواصل عن بعد الكثير من المعلومات التى نحصل عليها في التواصل البشري المباشر. منها المسموع كدرجة ارتفاع أو انخفاض الصوت عند التكلم، سرعة التكلم، الصمت في أماكن محددة بالاضافة إلى علامات التعبير الصوتية. ومنها المرئي كحركة الرأس، مثلا تحريك الراس باتجاه اليمين واليسار كعلامة عدم الموافقة، لغة الجسد وعلامات التعبير الوجهية.
التواصل الكتابي مثلا يقتصر على الكلمات. استخدام الايموجي احيانا يضفي نكهة خاصة تعطي مزيدا من المعلومات عن شعور الشخص الذي نتواصل معه. إن اقتصار التواصل عن بعد على مصادر معلومات محددة يسلط الضوء على ضرورة التواصل بشكل فعال. ليتم ذلك لابد من التأكيد على توفر كافة السبل التي تضمن ذلك:
متطلبات التواصل الفعال
اختيار طريقة التواصل المناسبة
العمل عن بعد يغلب عليه طابع التواصل غير المتزامن لضمان سير العمل دون عرقلة يمكن تجنبها. إن متابعة العمل يجب أن لا تنتظر في أغلب الأحيان تواجد الطرفين متصلين بنفس الوقت، ولذلك يجب اختيار نوعية التواصل المناسبة.
التواصل الصوتي قد لا يكون الخيار الأمثل دائمًا. مثلا عند الاستفسار أو الإبلاغ عن مشكلة معينة، قد يكون من الأفضل إنشاء بطاقة على أنا وتزويد كافة المعلومات المتعلقة مع استخدام الوسوم الشخصية لإضافة الشخص المناسب إلى البطاقة والذي بدوره سيتوصل بإشعار حول هذه البطاقة ويقوم بالمتابعة في أقرب فرصة ممكنة دون الحاجة للتواصل المباشر المتزامن.
توضيح السبب الرئيس للتواصل
يعد توضيح السبب الرئيسي للتواصل من اكثر الامور التي يتم التنويه عنها ويتم اغفالها خاصة في حالات التواصل المباشر من خلال مكتب حسوب مثلاً. اذكر الامثلة التالية للتوضيح.
أمثلة غير جيدة
مثال 1: التحية فقط وانتظار الاستجابة. ان كان الهدف هو التحية فقط، حياك الله، اذكر ذلك.
مثال 2: التحية وطلب موعد لمناقشة موضوع ما دون توضيح. سيؤدي ذلك لهدر الوقت اذ قد يحتاج الشخص للاطلاع على بعض الامور قبل التمكن من اجابتك.
الطريقة الصحيحة
التحية، ذكر جوهر الموضوع الذي تود التحدث عنه، تزويد الطرف الآخر بجميع التفاصيل التي يحتاجها مسبقًا، بالاضافة لاقتراح مواعيد مناسبة لمناقشة ذلك مع عناية التحقق من أيام وساعات عمل الشخص الذي تتواصل معه حرصًا على اقتراح أوقات مناسبة لكلا الطرفين. إن كان الموضوع بسيط يمكن بعد ذلك توضيح أنك متاح للمناقشة الآن إن كان هنالك فرصة لذلك.
نظام التوقيت
نعمل في حسوب عن بعد ومن مناطق جغرافية مختلفة وبالتالي يكون اقتراح مواعيد معينة حسب التوقيت المحلي لديك هو خيار غير مناسب. نعتمد في حسوب نظام غرينتش. استخدم هذا النظام عند اقتراح مواعيد للتواصل.
سرد الافكار بشكل واضح
تزويد كافة المعلومات بشكل ممنهج وواضح يسهل فهمه ومناقشته. الهدف من الفكرة، أهمية الفكرة، كيفية تطبيقها، العقبات…الخ.