التواصل

يتم التواصل عبر تبادل معلومات نحصل عليها من عدة مصادر:

  • منها المسموع كدرجة ارتفاع أو انخفاض الصوت عند التكلم، سرعة التكلم، الصمت في اماكن محددة بالاضافة لعلامات التعبير الصوتية
  • ومنها المرئي كحركة الرأس، مثلا تحريك الراس باتجاه اليمين واليسار كعلامة عدم الموافقة، لغة الجسد وعلامات التعبير الوجهية
  • بالاضافة للمصادر الذهنية فتفسير الكلمات التي يتم تداولها بحد ذاتها هو معضلة ذهنية.

التواصل عن بعد

يحجب التواصل عن بعد الكثير من المصادر المذكورة اعلاه. التواصل الكتابي مثلا يقتصر على الكلمات. استخدام الايموجي احيانا يضفي نكهة خاصة تعطي مزيدا من المعلومات عن شعور الشخص الذي نتواصل معه. إن اقتصار التواصل عن بعد على مصادر معلومات محددة يسلط الضوء على ضرورة التواصل بشكل فعال. ليتم ذلك لابد من التاكد على توفر كافة السبل التي تضمن ذلك:

متطلبات التواصل الفعال

اختيار طريقة التواصل المناسبة

العمل عن بعد يغلب عليه طابع التواصل غير المتزامن لضمان سير العمل دون عرقلة يمكن تجنبها. إن متابعة العمل يجب ان لا تنتظر في اغلب الأحيان تواجد الطرفين متصلين بنفس الوقت، ولذلك يجب اختيار نوعية التواصل المناسبة.

التواصل الصوتي قد لا يكونا الخيار الامثل دائماً. مثلا عند الاستفسار او الابلاغ عن مشكلة معينة، قد يكون من الافضل فتح بطاقة على تريللو وتزويد كافة المعلومات المتعلقة مع استخدام الوسوم الشخصية لاضافة الشخص المناسب إلى البطاقة والذي بدوره سيتوصل باشعار حول هذه البطاقة ويقوم بالمتابعة في اقرب فرصة ممكنة دون الحاجة للتواصل المباشر المتزامن.

توضيح السبب الرئيس للتواصل

يعد توضيح السبب الرئيسي للتواصل من اكثر الامور التي يتم التنويه عنها ويتم اغفالها خاصة في حالات التواصل المباشر من خلال مكتب حسوب مثلاً. اذكر الامثلة التالية للتوضيح.

أمثلة غير جيدة

مثال 1: التحية فقط وانتظار الاستجابة. ان كان الهدف هو التحية فقط، حياك الله، اذكر ذلك.

مثال 2: التحية وطلب موعد لمناقشة موضوع ما دون توضيح. سيؤدي ذلك لهدر الوقت اذ قد يحتاج الشخص للاطلاع على بعض الامور قبل التمكن من اجابتك.

الطريقة الصحيحة

التحية، ذكر جوهر الموضوع الذي تود التحدث عنه، تزويد الطرف الآخر بجميع التفاصيل التي يحتاجها مسبقاً، بالاضافة لاقتراح مواعيد مناسبة لمناقشة ذلك مع عناية التحقق من ايام وساعات عمل الشخص الذي تتواصل معه حرصاً على اقتراح اوقات مناسبة لكلا الطرفين. ان كان الموضوع بسيط يمكن بعد ذلك توضيح انك متاح للمناقشة الآن ان كان هنالك فرصة لذلك.

نظام التوقيت

نعمل في حسوب عن بعد ومن مناطق جغرافية مختلفة وبالتالي فان اقتراح مواعيد معينة حسب التوقيت المحلي هو خيار غير مناسب. نعتمد في حسوب نظام غرينتش. استخدم هذا النظام عند اقتراح مواعيد للتواصل.

سرد الافكار بشكل واضح

تزويد كافة المعلومات بشكل ممنهج وواضح يسهل فهمه ومناقشته. الهدف من الفكرة، اهمية الفكرة، كيفية تطبيقها، العقبات…الخ.

التواصل الصوتي

من اهم عوامل نجاح التواصل الصوتي هو جودة الاتصال والصوت. نشدد على ضرورة ما يلي:

بيئة عمل مناسبة

احرص على اختيار مكان عمل يؤمن جو هادئ للمحادثة. الضوضاء الخارجية كصوت السيارات او الضوضاء الداخلية كصوت الاطفال لن يساعدك على اتمام محادثة ناجحة. عليك بعناية اختيار التوقيت المناسب لتامين جو مناسب للمحادثة.

سرعة اتصال انترنت ممتازة

لا شيئ اسوء من محادثة يصعب عليك فيها سماع الشخص بوضوح. سيغدو ذلك مرهق ذهنياً اذ تجد نفسك بحاجة للتركيز بشكل كبير. احرص على الحصول على خط انترنت ذو جودة ممتازة.

استخدام مكيرفون جيد

استخدم مكريفون جيد يؤمن وضوح صوتك عند التكلم، استثمر بواحد جيد لمرة واحدة أفضل من تغييره كل شهرين. اضبط مكبر الصوت بشكل جيد قبل الاجتماع وجرب تسجيل صوتك والاستماع له. لا تلعب بإعدادات الميكروفن أثناء الاجتماع أو تغير مكانه باستمرار.

كتم الصوت

اكتم الميكروفون عند الاستماع للشخص الذي تتواصل معه لحجب الضجة الناتجة عن الاتصال او ضجة الخلفية. بالاخص في الاجتماعات التي يشارك فيها فيها مجموعة من الاشخاص. بمجرد الانتهاء من التكلم قم بكتم الميكروفون في جهازك. وصول وصول الصوت قد يتأخر أحياناً، أعطي الشخص وقت اضافي للتأكد من انتهائه من الكلام قبل الرد عليه لتجنب مقاطعته.

التواصل المرئي

بالاضافة لجميع ما ذكر سابقاً، التواصل المرئي يتمع بميزة رؤية الشخص الذي تتكلم معه. قد يشعر البعض بعدم الاريحية لعدم معرفة المكان الصحيح لتركيز النظر.

هل انظر للكاميرا، لصورة الشخص الظاهرة على الشاشة أم صورتي انا؟

في محادثة الفديو هنالك عدة اماكن تستطيع تركيز نظرك عليها. الامر الذي يجعل التواصل اصعب من التواصل الصوتي الا انه دون شك افضل. هذه الاماكن هي عدسة الويب كام، صورة الشخص الذي تحادثه، صورتك انت، صورة الشاشة التي يتم مشاركتها لشرح فكرة معينة.

قبل بداية المكالمة المرئية

انظر لصورتك للتأكد من وضعيتك امام الكاميرا. يجب أن يكون وجهك بمواجهة الكاميرا تماما كما تجلس عندما تحاور شخصاً وجهاً لوجه. مستوى العينين يتوافقك مع مستوى عدسة الكاميرا: الويب كام.

أثناء المكالمة

انظر للكاميرا عندما تكون أنت المتحدث. الكاميرا تمثل العين الرقمية للشخص الذي تتواصل معه. النظر للكاميرا سيشعر الشخص باهتمامك فانت تنظر إليه مباشرة.

انظر لصورة الشخص الذي تتكلم معه عندما تكون أنت المستمع. سيمكنك ذلك من فهم الشخص بشكل افضل، فانت تنظر لعلامات التعبير الوجهية للشخص الذي يحادثك. ستتمكن من معرفة الكثير عن الشخص وآرائه عن الموضوع الذي تتحدث عنه. تفسير علامات التعبير الوجهية هو علم بحد ذاته. من يتقنه يتمتع بذكاء اجتماعي وقدرة على الشرح والاقناع عالية.

عندما تتم مشاركة الشاشة لشرح فكرة معينة، انظر للشاشة المشاركة. سيكون المتحدث مستغرق بشرح الفكرة على شاشة جهازه بينما يكون المستمع ممعناً للنظر في مشاهدة الشروحات.

results matching ""

    No results matching ""